Wie hilfreich ist Struktur im Vertrieb?

Oft ist zu hören, ich muss flexibel sein, um sofort reagieren zu können. Oder: "Feste Strukturen engen mich ein." Ist dem wirklich so? Sind Sie immer für alle sofort erreichbar? Ihr Arbeitsergebnis stellt Sie nicht zufrieden?

Wenn andere über Ihre Zeit und damit direkt über Sie verfügen, arbeiten Sie nicht selbst bestimmt. Wichtige Aufgaben bleiben in Ihren Gedanken, auf Klebezetteln oder im elektronischen Postkorb liegen. Immer wenn Sie diese Aufgaben erledigen wollen, kommt wieder eine ganz dringende Anfrage. Sie stellen die Aufgabe zurück. Erledigt ist die Aufgabe damit noch nicht. Viele Menschen nehmen dies als Druck und Stress wahr. "Ich komme zu nichts" lautet dann die Klage. Wer kann das ändern? - Sie!  Agieren Sie statt zu reagieren.

Was machen Sie wann?

Es gibt kein Erfolgsgeheimnis, mit welcher Struktur jeder Mensch pauschal erfolgreich wird. Sicher ist nur, wenn Sie das Richtige zur richtigen Zeit erledigen, senken Sie den persönlichen Stress.

Das Eisenhower Modell, benannt nach dem ehemaligen US Präsidenten, bietet hier eine gute Hilfe an. Gliedern Sie Ihre Aufgaben in die Bewertung wichtig / unwichtig und dringend / nicht dringend. Daraus ergeben sich vier Dimensionen.

Tragen Sie in diese Tabelle die Aufgaben ein und Sie erhalten eine Übersicht der Prioritäten. Weniger wichtige Aufgaben werden oft als so dringlich dargestellt, dass diese am besten sofort erledigt werden. Haben Sie das auch schon erlebt? Mit der Frage an die Führungskraft oder den Auftraggeber, bis wann denn das Ergebnis spätestens vorliegen soll, bekommen Sie eine Übersicht über die Terminlage des anderen.

Bequemes und unbequemes erledigen

Wenn wir ehrlich zu uns sind, dann stellen wir fest, es gibt bequeme und unbequeme Aufgaben im Leben. Die Folgen dieses Handelns sind klar, Unbequemes bleibt liegen!

Was führt dazu, dass Menschen die logische Bewertung von Arbeitsaufträgen unterlaufen? Die Stimmung, die Schwere dieser Aufgabe und die Angst vor Misserfolg sind einige Faktoren dafür.

Sicher hat sich jeder schon einmal in dieser Situation befunden und sich hinterher über das Ergebnis und die Folgen geärgert. Wie kann ein Mensch sich dagegen hilfreich schützen? Viele Menschen erledigen zuerst die unangenehmen Arbeiten, um dann den Rest des Arbeitstages mit positiven Aufgaben zu verbringen.

Struktur gibt im Leben Halt und Orientierung

Die Enttäuschung vorab: Eine für alle Menschen erfolgreiche Struktur gibt es nicht. Jeder muss sich seine Erfolgsstruktur basierend auf der eigenen Individualität selbst entwickeln. Das beginnt schon damit, wann steht ein Mensch auf und beginnt mit der Arbeit. Je nachdem, ob Sie Frühaufsteher oder lieber Langschläfer sind, treffen Sie diese Entscheidung. Es gibt wichtige und dringliche Aufgaben im Wochenablauf. Vertriebsmitarbeiter benötigen Termine. Diese werden in der Regel telefonisch vereinbart. Ohne Terminblöcke zur Telefonie ist der Misserfolg der Folgearbeitstage vorhersagbar.

Wie kann ich mich erfolgreich strukturieren?

Einige Ideen für erfolgreiche Strukturen im Tagesablauf müssen organisiert und trainiert werden. Bitte seien Sie nicht enttäuscht, wenn Sie es probieren und wieder in alte Verhaltensmuster zurückfallen. Eine solche Veränderung braucht Zeit, um die neuen Verhaltensweisen zu erlernen. Veränderungen müssen bewusst organisiert werden.

Wiederkehrende Aufgaben fest einplanen

Wöchentlich oder monatlich wiederkehrende Aufgaben planen Sie fest in den Tages- oder Wochenablauf im Kalender ein. Diese Aufgaben bekommen einen Terminblock, der auch für Außenstehende im elektronischen Kalender als geblockt zu sehen ist. In diesen geblockten Zeiten sind Sie für andere nicht zu sprechen. Zu Anfang ist das schwierig durchzuhalten, wenn Sie bisher immer ansprechbar waren. Werden Sie bei der Erledigung dieser Aufgaben "unsichtbar". Ziehen Sie sich zurück.

Jede Aufgaben als Terminblock planen

Planen Sie Ihre Woche mit Terminblöcken. Wiederkehrende und dringliche Aufgaben erhalten einen eigenen Terminblock. Diese Terminblöcke sind wichtig! Wenn Sie diese durch einen anderen Termin ersetzen, dann verschieben sie den Terminblock am besten am gleichen Tag. Halten Sie sich auch freie, flexible Zeit vor, um auf Unvorhergesehenes zu reagieren. Idealerweise sind das 20 % der Arbeitszeit.

Keine Aufgabe ohne Termin!

Weisen Sie jeder Aufgabe einen Termin mit Zeitfenster in Ihrem Kalender zu. Statt gelbe Klebezettel und Aufgabenzettel, die sich leicht verschieben lassen, steuern Sie damit Ihre Aufgaben. So sind Sie sicher, dass Sie genügend Zeit zur Erledigung haben.

Unbequemes zuerst

Erledigen Sie die unangenehmen Aufgaben zuerst. Damit haben Sie diese nicht den ganzen Tag im Hinterkopf. Denn wir wissen: wenig schöne Dinge beeinflussen unsere Stimmung. Befreien Sie sich davon und erledigen Unbequemes sofort. Dann erfreuen Sie sich an den schönen Aufgaben am Tag.

Wie Pareto hilft!

Wie viel Zeit soll ich denn nun einplanen? So viel wie nötig! Halten Sie Ihre Zeitfenster je Aufgabe kurz, denn in 20 Prozent der Zeit werden 80 Prozent des Ergebnisses erzielt.

Achten Sie darauf, dass Sie bei der Erledigung ungestört arbeiten können und vermeiden Sie, dass Sie sich selbst ablenken.

Telefonzeiten effektiv planen und kontrollieren